Depuis le 1er janvier 2018, une nouvelle législation portant sur le commerce et les finances a été promulguée. Celle-ci concerne précisément les caisses enregistreuses, des terminaux de point de vente que l’on retrouve dans la plupart des magasins. Bien que ces équipements ne soient pas obligatoires en France, ils sont toutefois fortement recommandés. Vous envisagez d’ouvrir une boutique, un restaurant ou une toute autre forme de commerce pour bientôt, mais vous n’avez pas encore pris connaissance de la nouvelle réglementation à ce sujet ? Cet article vous en dira davantage.
Caisse enregistreuse : obligatoire ou pas ?
Théoriquement, les commerçants et les professionnels dans le secteur du commerce (e-commerce inclus) ne sont pas contraints d’utiliser une caisse enregistreuse. Néanmoins, cet outil est devenu incontournable pour garantir le bon déroulement des transactions. En effet, un magasin qui n’en dispose pas devra effectuer manuellement les calculs sur une calculatrice et inscrire les marchandises achetées dans un carnet à souche, qui fera l’objet de ticket de caisse. Ces opérations peuvent sembler faciles pour les commerçants qui réalisent peu de transaction en espèces (comme c’est le cas d’une relation entre entreprises, c’est-à-dire le B to B). Par contre, pour le cas d’une vente effectuée entre un commerçant et ses clients particuliers, il est moins aisé de se passer de l’utilisation d’une caisse enregistreuse.
À savoir : les professionnels non assujettis à la TVA, ceux avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 82 200 euros ainsi que les prestataires de service n’excédant pas les 32 900 euros/an ne sont pas concernés par les dispositions de l’art 88-loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015.
Caisse enregistreuse aux normes : c’est quoi ?
Les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA qui équipent leur magasin d’une caisse enregistreuse doivent utiliser un logiciel conforme aux normes, c’est-à-dire certifié et sécurisé. Un organisme certificateur se charge de contrôler la caisse enregistreuse et d’octroyer aux commerçants une certification ou une attestation déclarant la conformité aux règlements de l’outil. Le certificat mentionne :
• le nom et la référence du logiciel ;
• la date d’achat du logiciel par le commerçant ;
• les mentions de respect des conditions requises pour pouvoir déclarer la conformité aux réglementations de la caisse enregistreuse.
Quatre critères déterminent cette mise en conformité :
• l’inaltérabilité : les données afférentes aux règlements enregistrées par la caisse ne doivent pas être altérées. Toute modification des opérations de règlement doit s’effectuer par des « plus » et des « moins » et les versions initiales doivent être conservées afin que l’administration fiscale puisse contrôler l’intégralité des informations.
• la sécurisation : les données d’origine, les informations modifiées et les pièces justificatives doivent être sécurisées. Certaines techniques peuvent être mises en œuvre, entre autres la technique de chaînage ou encore la signature électronique des données.
• la conservation : le logiciel de gestion ou le système de caisse utilisé doit permettre de clôturer les données que ce soit de manière annuelle, mensuelle ou journalière. Ces données seront cumulées, calculées et conservées en ligne ou dans un système d’archivage. Pour les systèmes de caisses centralisées, ceux-ci doivent être traçables afin que l’administration puisse vérifier les flux de données.
• l’archivage : le logiciel de comptabilité ou le système de caisse électronique doit disposer d’un moyen permettant d’archiver toutes les données pendant une période déterminée. Cet archivage peut s’effectuer dans le système lui-même ou en dehors du système.
Caisse enregistreuse non conforme aux normes : quelles sanctions ?
D’après ce qui a été déjà évoqué plus haut, les professionnels du commerce sont tenus d’utiliser un logiciel de caisse répondant aux exigences légales. En effet, ils risquent d’être pénalisés par le paiement d’une amende de 7 500 euros par logiciel ou système si l’administration fiscale découvre que celui-ci n’est pas certifié. Un délai de 60 jours leur est accordé pour présenter l’attestation requise. Passé ce délai, ils risquent de payer à nouveau la même amende. Enfin, l’utilisation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est passible d’une amende de 45 000 euros et d’un emprisonnement de 3 ans.